Op het gebied van projectmanagement komen organisaties vaak verschillende uitdagingen tegen. Vooral als het gaat om projecten op tijd afronden, zonder dat het initiële budget wordt overschreden. Er zijn verschillende factoren waar men rekening mee moet houden, zowel interne als externe invloeden kunnen voor vertraging zorgen. Dit maakt het natuurlijk niet altijd even makkelijk voor een projectmanager. Het is echter wel mogelijk om het risico van vertraging te verkleinen.
In deze blog leest u vijf projectmanagement ‘tips & tricks’ die naar projectsucces leiden.
Tip 1: Zorg voor concrete project informatie
Een goed begin is het halve werk. En dit start allemaal bij de juiste voorbereiding. Voordat het project van start gaat, zal u ervoor moeten zorgen dat er een sterke basis staat voor het project. Deze basis bestaat uit concrete informatie die voor iedereen duidelijk moet zijn. Deze informatie zal vooral de input zijn van de belangrijkste stakeholders. Begrijp de behoeften van de verschillende groepen en wees u ervan bewust dat de belanghebbenden een grote invloed hebben op het projectsucces.
Daarnaast is het ook van belang om te analyseren of de scope van het project voldoende afgebakend is. Wat doet u wel tijdens het project en wat is van minder belang? De rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende projectleden zullen ook op de juiste manier afgebakend moeten worden. Ontwikkel vervolgens het projectplan, controleer of de doelen duidelijk zijn gedefinieerd en nauw op elkaar zijn afgestemd. Een ander onmisbaar element voor projectsucces is het vaststellen van meetbare en traceerbare succescriteria. Wanneer weet u anders of het project succes verloopt?
Tip 2: Identificeer project en team vereisten
Wanneer u eenmaal een projectplan hebt ontwikkeld, zal u ook weten wat u hiervoor nodig hebt om het project te laten slagen. Met andere woorden: welke middelen heb ik nodig voor het project? Het beginpunt van een nieuw project is het samenstellen van het juiste projectteam. De rol van de projectmanager is om de juiste vaardigheden, talenten en persoonlijkheden in het team te betrekken.
Tip 3: Definieer de belangrijkste project mijlpalen
Identificeer en definieer de belangrijkste momenten gedurende het project. U kan hierbij gebruik maken van de vier hoofdfases van een projectcyclus: initiatiefase, planningsfase, executiefase en de afsluitende fase. Aan het eind van elke fase zal er een evaluatie plaats moeten vinden om te bepalen of het project nog op de juiste manier verloopt. De verschillende mijlpalen helpen u niet alleen om risico’s te elimineren, maar geeft u ook een zicht op de problemen die zich vaker voordoen. Het zorgt er bovendien voor dat de projectmanager ten allen tijde het overzicht houdt.
Tip 4: Controle over projectrisico’s
Een project kent veel verschillende risico’s en deze kunnen zich in elke fase voordoen. Als ervaren projectmanager zijn de risico’s bij u bekend. Voor de minder ervaren projectmanagers is het een kwestie van ‘learning on the job’. Het voorzien van risico’s is deels iets wat een projectmanager moet aanvoelen en deels vaardigheden die de projectmanager moet hebben. Door effectieve en open communicatie, zou het mogelijk moeten zijn om de te begrijpen welke risico’s een probleem zouden kunnen vormen en deze beheersbaar houden. Projectrisico’s zullen geïdentificeerd moeten worden voordat deze omslaan in een probleem. Risicobeheer is dan ook essentieel voor het succes van (grote) projecten.
Tip 5: Evalueer het project
Welke lessen heeft u geleerd tijdens u projectmanagement proces? Elk project kan een waardevol leermiddel zijn. U zult het project als geheel willen herzien en verschillende projectelementen moeten analyseren. Wat waren de overwinningen? Waar waren project teleurstellingen? Maak weloverwogen conclusies over de kwaliteit van het project en de prestaties van het product.
Vergelijk daarnaast ook de geplande return on investment (ROI) met de werkelijke ROI als een manier om het niveau van uw succes te begrijpen. U kunt de lessen uit elk project gebruiken om fouten in de toekomst te minimaliseren en toekomstige successen te maximaliseren.
Bij iLCASi Consultancy zijn wij dagelijks bezig om projecten van onze klanten in goede banen te leiden. Project planning, risicobeheersing en projectbeheersing zijn de zaken waar wij u bij kunnen helpen. Heeft u een nieuw project voor ons in gedachten? Neem dan contact met ons op via ons contactformulier.